Ловушка срочности: как в нее не попасть

Сколько раз в конце тяжёлого насыщенного рабочего дня вы понимали, что вроде бы много часов крутилиcь как белка в колесе и решили множество задач, но так и не уделили время по‑настоящему важным проектам? Сколько раз обещали себе заняться значимыми для вас личными делами: спортом, творчеством, учёбой, но месяцами не могли даже приступить к ним? Если такое с вами случалось, значит, как и большинство людей, вы попали в ловушку срочности.

Что такое ловушка срочности

Исследование, которое провели в бизнес‑школе Университета Джона Хопкинса, показало, что чаще всего мы отказываемся от интересных и важных задач в пользу срочных. И буквально предрасположены откладывать значимые проекты на потом, прежде всего принимаясь за те, которые, как нам кажется, нужно сделать вот прямо сейчас.

Это и называется ловушкой срочности. Она приводит нас к стрессу, эмоциональному истощению и, как ни странно, потере денег. Исследователи выяснили, что мы склонны хвататься за дело, которое кажется более срочным, даже если платят за него меньше, чем за задачу с более мягким дедлайном. Так происходит по нескольким причинам.

Почему мы попадаем в ловушку срочности

1. Мы страдаем, если не получается завершить задачу

Это выяснили ещё в 1927 году, а потом не раз подтверждали: люди чувствуют себя некомфортно, если над ними висит незавершённое дело. Такую особенность мышления назвали эффектом Зейгарник. А поскольку срочные задания, как правило, достаточно небольшие и не требуют много времени, у нас не получается отложить их, ведь тогда очередной пункт в списке дел окажется незачёркнутым. И мы хватаемся за эти мелкие задачки, решаем их одну за другой и не можем остановиться. Как с пачкой чипсов: пока не съешь всё, не успокоишься.

2. Мы застреваем в туннеле и не видим ничего вокруг

То есть оказываемся так перегружены краткосрочными делами, что буквально не можем выдохнуть, посмотреть на своё расписание со стороны и оценить, что действительно важно, а что нет. Такую ситуацию можно сравнить с туннельным зрением: мы видим не полную картину, а только фрагмент, который находится в центре нашего внимания прямо сейчас.

3. Мы не можем правильно организовать рабочий день

Если процессы не отлажены по вашей вине или по вине руководства, рутинные задачи начинают буквально пожирать время и силы. Скажем, вы поленились создать шаблоны для документов и писем — и каждый раз тратите на работу с документацией или входящей почтой много драгоценных часов. Или ваш проектный менеджер не договорился с клиентом, чтобы тот сразу внёс все правки, — и вам приходится бессчётное количество раз отвлекаться на новые замечания.

4. Нам кажется, что, если проигнорировать срочную задачу, случится катастрофа

Придёт злой руководитель или клиент и будет очень ругаться, вас лишат денег, небо упадёт на землю, мы все умрём.

Все эти уведомления о новых сообщениях, звонки, правки, дополнительные мелкие поручения создают иллюзию, будто отложить их нельзя. Хотя на самом деле по‑настоящему горящих задач не так много.

Как не оказаться в ловушке срочности

1. Начинайте день с важных и несрочных задач

Книги по классическому тайм‑менеджменту говорят, что первым делом нужно «съесть лягушку». То есть покончить с небольшим и не очень приятным заданием. Логика в таком подходе есть: сделав сложный звонок или ответив на скучные письма, мы чувствуем себя победителями и на подъёме принимаемся за остальные дела.

Но есть риск, что за первой «лягушкой» последует вторая, потом третья, четвёртая… И вот уже вечер, «лягушек» съедено немерено, а до действительно важных задач руки так и не дошли. Поэтому можно попробовать наоборот: начинать день с того, что более значимо, но не срочно, и только потом переходить ко всему этому вороху мелких задач.

2. Учитесь брать паузу

Не бегите сразу отвечать на новые сообщения и выполнять любые мелкие поручения и просьбы. Сделайте вдох‑выдох и оцените, насколько всё это действительно срочно. Если задача терпит, отложите её, поставив на первое место более масштабный и ценный проект.

3. Попробуйте работать блоками

Скажем, 40 минут на важные дела и 15 — на срочные задачи. Ставьте таймер, чтобы мелкая рутина не слишком вас засосала, и, как только он просигналит, снова переходите к масштабным делам. Скорее всего, звонок или письмо смогут подождать следующие 40 минут.

4. Совмещайте дела

Многие мелочи можно выполнить, пока вы едете в метро, стоите в очереди на почте, ждёте ребёнка с урока рисования. Заняться в такие моменты диссертацией, книгой, отчётом или планом вряд ли получится, а вот быстро ответить на сообщения, заполнить какие‑нибудь формы, внести мелкие правки — вполне.

5. Помните, что срочные задачи никогда не закончатся

Очень большая ошибка думать, что вот сейчас вы быстренько разгребёте всю эту рутину: запишитеcь к врачу, ответите на письма, закажете ребёнку новые кроссовки, заполните табель, — и тогда‑то с лёгким сердцем займётесь важными рабочими и личными проектами: обновите портфолио и резюме, прочитаете книгу на иностранном языке, поищете информацию для исследования. Увы, так не будет. Мелкие дела продолжат валиться на вас, пока вы не возьмёте их под контроль.

Ранее мы рассказывали, как бороться с гиперопекой.

Ася Плошкина, Лайфхакер