12 вещей в деловой переписке, которые раздражают

Чтобы не злить собеседника и не показать себя в невыгодном свете, не делайте так.

1. Приветствие

Вы можете проигнорировать приветствие с друзьями, но ни в коем случае нельзя забывать об этом акте вежливости с коллегами, партнерами, начальством.

Нельзя: Екатерина, где сканы договора?

Нужно: Добрый день, Екатерина. Не могу найти сканы договора. Скажите, где они находятся.

2. «Доброго времени суток»

В деловом письме подобная формулировка неуместна, поэтому лучше использовать нейтральный вариант «добрый день» 

Нельзя: Доброго времени суток, Екатерина!

Нужно: Добрый день, Екатерина!

3. Обращение с ошибками

Да, и здесь некоторые совершают ошибки:

• Обращение выделяется запятыми, но не в этом случае: «Уважаемый, Кирилл Петрович». Обращение — это не только имя, но и зависимые от него слова.
• Нужно обязательно проверять, как зовут адресата, и расшифровывать инициалы.

Нельзя: Уважаемый, К.П.

Нужно: Уважаемый Кирилл Петрович!

4. Сокращения и односложные ответы

В деловом стиле нужно общаться полными предложениями и забыть о сокращениях. Тогда собеседнику не придётся догадываться, о чём вы говорите.

Нельзя: Утро! Ок. Пжлст, вышли отчёт до обеда, планёрка в 10.

Нужно: Доброе утро, Александр! Все данные вышлю до 17:00. Планёрку назначили на 10 часов. Пожалуйста, пришлите отчёт до обеда.

5. Юмор и метафоры

В деловом письме все слова должны употребляться только в прямом значении.

Нельзя: Светлана, как говорится, на чужой роток не накинешь платок, поэтому пускай болтают, перемелется — мука будет.

Нужно: Светлана, предлагаю никак не реагировать на инфоповод. Законно опровергнуть этот факт мы не можем, оправдания только подогреют интерес к истории. Если через неделю всё не утихнет, будем думать над новой стратегией.

6. Восклицательные знаки

Восклицательные знаки не часто используют в художественных текстах, а деловой переписки они вообще не должны касаться. Для собеседника восклицательный знак может стать сигналом того, что где-то подвох или сарказм.

Поэтому даже во время бушующих чувств, неважно, в положительном или отрицательном ключе, держите свои пальцы подальше от этого знака препинания.

Нельзя: Марина! Спасибо за оперативный ответ!!! Прошу внести в отчёт новые данные!!

Нужно: Марина, благодарю за оперативный ответ. Прошу внести в отчёт новые данные.

7. Обилие канцелярита

Формальность не обозначает сложность: не нужно снабжать свой текст максимальным количеством терминов, старайтесь писать проще и по существу.

Нельзя: Касаемо ситуации с отделом учёта и отчётности, нашими сотрудниками приняты все меры по обеспечению подразделения работающими устройствами для печати путём замены картриджей в принтерах.

Нужно: Системный администратор заменил картриджи в принтерах в отделе учёта и отчётности, нужные договоры распечатаны.

8. Caps Lock

В интернете строки заглавными буквами выражают крик и отталкивают. Поэтому просто пишите понятнее.

Нельзя: Уважаемые коллеги! Уведомляем вас, что в связи с уменьшением финансирования на клининговые услуги 2 июня в офисе состоится СУББОТНИК. ЯВКА ОБЯЗАТЕЛЬНА!!!

Нужно: Коллеги, из-за уменьшения бюджета мы не можем в этом году оплатить генеральную уборку. Поэтому 2 июня в офисе пройдёт субботник. Явка обязательна.

9. «Заранее спасибо»

Воспитанного собеседника досрочная благодарность обычно ставит в тупик. Если вы хотите убедить собеседника выполнить вашу просьбу, просто объясните его выгоду в этом деле.

10. Странная тема письма или полное её отсутствие

Часто письмо без темы отправляется в спам, тоже самое касается и странных тем. Поэтому старайтесь давать внятный комментарий.

Нельзя: Тема: важное письмо от Кристины!

Нужно: Тема: комментарии по первому ролику.

11. Панибратство

Даже если адресат ваш друг, то в рабочих моментах лучше не отступать от делового стиля. Возможно, вам нужно будет переслать сообщение начальству. Да и персональные отношения редко совпадают с рабочими.

Нельзя: Сорян, бро, деньги потратили на корпоратив. Узнай насчет скидок.

Нужно: Мы сейчас не готовы купить товары по предложенной цене. Просим вас сделать скидку на этот заказ.

12. Отсутствие истории переписки

Если вы постоянно переписываетесь с собеседником, то ему будет тяжело потерять нить разговора.

А вот если письма от вас приходят раз два месяца, то в начале напомните о чём речь.

Нельзя: По поводу вопроса, который обсуждали весной: начальство одобрило. 

Нужно: Весной мы обсуждали закупку оборудования с 10% скидкой. Руководитель согласен на ваши условия, поэтому можем начинать переговоры.